Được thành lập vào năm 1964, Corlison Pte Ltd là một trong những nhà phân phối các sản phẩm vệ sinh cá nhân, nhà cửa và chăm sóc sức khỏe lớn nhất tại Singapore. Công ty cũng sở hữu Pearlie White, thương hiệu chăm sóc răng miệng nội địa duy nhất tại Singapore và sản xuất các sản phẩm của mình tại địa phương cho người tiêu dùng trên toàn thế giới.

Làm việc tại một công ty lâu đời với hơn 50 năm lịch sử, các nhân viên đã quen với các quy trình thủ công, truyền thống trong công việc hàng ngày của họ. Thông tin của tất cả các giao dịch, bao gồm dữ liệu để xử lý tài liệu như đơn đặt hàng và hóa đơn của các đơn đặt hàng lặp lại được nhập riêng lẻ, tạo ra khối lượng công việc lớn đòi hỏi quá nhiều thời gian để hoàn thành. Quy trình làm việc do đó thường xuyên xảy ra lỗi.

Do hành vi của người tiêu dùng dần chuyển sang thương mại điện tử và dựa trên xu hướng tăng trưởng doanh số bán hàng, Corlison / Pearlie White nhận thấy rằng mô hình hoạt động truyền thống không còn phù hợp để đáp ứng nhu cầu thay đổi của doanh nghiệp.

Quy trình làm việc thủ công tẻ nhạt và kém hiệu quả

Vừa là nhà sản xuất vừa là nhà phân phối, Corlison / Pearlie White xử lý khối lượng tài liệu hàng ngày rất lớn, ở các loại và định dạng khác nhau, từ đơn đặt hàng đến hóa đơn bán hàng. Việc xử lý các tài liệu này rất tẻ nhạt vì nhân viên phải nhập thủ công từng thông tin một. Việc nhập dữ liệu thủ công cũng dễ dẫn đến sai sót do yếu tố con người và phải dành nguồn lực để đảm bảo tính chính xác của công việc, tạo ra quy trình làm việc tốn nhiều công sức và dễ xảy ra sai sót.

Giảm năng suất do các công việc tốn nhiều thời gian

Việc xử lý tài liệu dần dần trở nên mệt mỏi do các tác vụ nhập dữ liệu tốn nhiều thời gian. Mỗi mục nhập đều cần một khoảng thời gian đáng kể để hoàn thành, vì các nguồn lực hạn chế còn được dùng cho việc xác minh và xác thực, ngay cả đối với các giao dịch nhỏ và đơn giản. Điều này tạo thành một hệ thống không hiệu quả và bắt đầu ảnh hưởng đến tinh thần làm việc của nhân viên.

Giảm sút về tinh thần của nhân viên

Corlison / Pearlie White bắt đầu nhận được phản hồi từ nhân viên rằng công việc hiện tại đối với họ dần trở nên nhàm chán và họ mong muốn đảm nhiệm những nhiệm vụ thử thách hơn. Tinh thần của nhân viên giảm sút do những công việc đơn điệu lặp đi lặp lại. Công ty hiểu rằng đây là lúc cần phải thay đổi và chính điều này đã trở thành một bước ngoặt của công ty.

Đẩy nhanh sự chuyển dịch kỹ thuật số, xây dựng một nơi làm việc sẵn sàng cho tương lai

Để giải quyết các quy trình thủ công không hiệu quả, Corlison / Pearlie White cần một sự chuyển đổi kỹ thuật số. IRISXtract™, một giải pháp quản lý thông tin dựa trên AI, đã được nhóm Canon đề xuất như một giải pháp khắc phục toàn diện nhắm vào vấn đề cốt lõi: nhập dữ liệu thủ công tẻ nhạt và dễ xảy ra lỗi.

Được triển khai và định hình để phù hợp với nhu cầu kinh doanh của Corlison / Pearlie White, IRISXtract™ được tích hợp liền mạch với hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning - ERP). Giải pháp linh hoạt và không có khuôn mẫu này đồng thời giúp tự động hóa quá trình trích xuất dữ liệu của công ty. Phân loại dựa trên AI của giải pháp đã giúp đơn giản hóa quy trình bằng cách xác định các tính năng và giá trị duy nhất cho các loại đơn đặt hàng khác nhau, trích xuất các chỉ số tự động và kiểm tra dữ liệu một cách chính xác thông qua một loạt các quy tắc. Corlison / Pearlie White hiện có thể dễ dàng xử lý các giao dịch từ các nền tảng khác nhau ở nhiều định dạng khác nhau.

Với giao dịch trực tuyến tăng 30%, khả năng mở rộng của giải pháp đã cho phép Corlison / Pearlie White đáp ứng với nhu cầu tăng trưởng theo cấp số nhân. Nhân viên nhanh chóng thích nghi với IRISXtract ™ khi họ nhìn thấy kết quả tức thì nhờ tự động hóa quy trình. Họ có thể giải quyết các đơn đặt hàng có khối lượng lớn hơn với chi phí sản xuất thấp hơn với cùng một số lượng nhân viên, điều này cho phép công ty đạt được Tỷ lệ hoàn vốn đầu tư (Return On Investment - ROI) tốt trong năm áp dụng IRISXtract™.

Corlison / Pearlie White nhận thấy rằng bằng cách tự động hóa quy trình đặt hàng, khối lượng công việc đã giảm đáng kể dẫn đến năng suất tăng gấp 10 lần. Giờ đây, nhân viên có thể xử lý gấp 10 lần số lượng đơn đặt hàng trong cùng một khoảng thời gian. Nhờ loại bỏ việc nhập dữ liệu thủ công, các sai sót đã giảm đến 90% và không bị mất tài liệu trong quá trình xử lý. Tinh thần của nhân viên được cải thiện nhờ sự tập trung chuyển sang kiểm soát chất lượng và mở ra hướng phát triển mới khi các nguồn lực được dành cho phân tích dữ liệu, cải thiện hoạt động kinh doanh và dịch vụ khách hàng.