Fan, Chan & Co. Limited là công ty thành viên của Nexia International, một mạng lưới các công ty tư vấn và kế toán độc lập trên toàn thế giới. Các dịch vụ chính mà họ cung cấp bao gồm dịch vụ kiểm toán, thuế, kế toán và thư ký cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, công ty đa quốc gia và các công ty niêm yết. Trong các hoạt động hàng ngày của họ, việc quản lý một số lượng lớn các tài liệu bản cứng khác nhau là không thể tránh khỏi. Việc sử dụng các tài liệu giấy chắc chắn đã làm cho quy trình làm việc trở nên phức tạp và tốn thời gian cho nhân viên của họ, đồng thời dẫn đến việc chia sẻ thông tin và giao tiếp nhóm trong công ty không hiệu quả.

Với kinh nghiệm quản lý thông tin dày dặn của Canon Hong Kong, đã đề xuất dịch vụ số hóa chuyên nghiệp Therefore™ Online cho Fan, Chan & Co. Limited. Kết quả là một kết nối chặt chẽ hơn giữa Hong Kong và Thẩm Quyến đã được thiết lập thông qua nền tảng đám mây, tăng cường hơn nữa sự hợp tác phi biên giới và cuối cùng là thực hiện việc chuyển đổi số.

Xử lý các tác vụ buồn tẻ và lặp đi lặp lại.

Đối với Fan, Chan & Co. Limited, nhân viên là nguồn lực quý giá nhất. Những công việc tẻ nhạt và lặp đi lặp lại khiến nhân viên mới không có động lực thích ứng với quy trình làm việc, dẫn đến tỉ lệ thay đổi công việc cao. Điều này dẫn đến lãng phí thời gian và nguồn lực cho việc tuyển dụng lại. Với giải pháp Therefore™ Online và dịch vụ số hóa chuyên nghiệp của Canon, các tác vụ thủ công được tự động hóa trong đó các tệp được số hóa, đồng bộ hóa và lưu trữ trên nền tảng đám mây. Hệ thống có thiết kế trực quan cho phép nhân viên hiện tại và nhân viên mới dễ dàng thích ứng với quy trình làm việc tự động không cần giấy tờ mới, duy trỉ năng suất và hiệu quả cao.

Loại bỏ chi phí vận hành và lưu trữ cao.

Giống như bất kỳ công ty kế toán nào, Fan, Chan & Co. Limited cần phải lưu giữ một khối lượng lớn tài liệu giấy tờ của khách hàng cho các dịch vụ kế toán và mục đích kiểm toán của họ. Khi khối lượng giấy nhiều, họ phải thuê không gian nhà kho để lưu trữ các tài liệu bản cứng. Nó vừa tốn kém vừa rắc rối bất cứ khi nào phát sinh nhu cầu truy cập vào một tài liệu nào đó.

Bằng cách số hóa các tài liệu giấy và lưu trữ chúng trên nền tảng đám mây, Fan, Chan & Co. Limited đã giảm được chi phí liên quan đến việc vận hành và lưu trữ không cần thiết. Hơn hết, vấn đề bạc màu của giấy theo thời gian đã trở thành dĩ vãng, khi công ty dần biến văn phòng của họ thành một nơi làm việc không có giấy tờ.

Tăng năng suất với Tìm kiếm và Truy xuất Tài liệu Dễ dàng

Để tìm kiếm một tài liệu cụ thể trong một kho lưu trữ khổng lồ các bản cứng vừa tốn thời gian và công sức. Vấn đề càng trở nên trầm trọng hơn khi cần thêm thời gian để truy xuất tài liệu được lưu trữ trong một cơ sở vật lý khác. Tận dụng Dịch vụ số hóa chuyên nghiệp và giải pháp Therefore™ Online của Canon, các tài liệu đã được số hóa, đồng bộ hóa và lưu trữ trên nền tảng đám mây một cách liền mạch. Thông qua việc lập chỉ mục và phân loại tài liệu, giờ đây nhân viên có thể dễ dàng tìm kiếm bằng cách sử dụng các từ khóa để truy xuất các tập tin gần như ngay lập tức.

Cho phép chia sẻ tài liệu tức thì trong khi vẫn đảm bảo bảo mật dữ liệu

Với các văn phòng trải dài khắp Hồng Kông và Thâm Quyến, việc chia sẻ cùng một tài liệu giấy giữa các nhân viên trước đây là một thách thức, vì phải mất nhiều thời gian để chuyển tài liệu giữa các văn phòng. Với Therefore™ Online của Canon, việc chia sẻ tệp đồng thời qua nền tảng đám mây giữa nhiều nhân viên không chỉ nâng cao năng suất mà còn cải thiện chất lượng dịch vụ. Hệ thống cho phép quản trị viên thiết lập quyền truy cập cho từng nhân viên của họ cũng như kiểm tra các dấu vết, kiểm soát phiên bản và khóa tệp. Các biện pháp bảo mật này ngăn chặn mọi truy cập trái phép và đảm bảo an toàn thông tin tối đa.

Chuyển đổi số để đạt hiệu quả cao hơn và quy trình làm việc đơn giản

Quy trình làm việc truyền thống liên quan đến việc chuyển một lượng lớn tài liệu vật lý, đòi hỏi ít nhất hai ngày làm việc từ Hồng Kông đến văn phòng Thâm Quyến. Điều này dẫn đến tiến độ công việc bị đình trệ nghiêm trọng và ảnh hưởng đến hiệu quả chung.

Triển khai Therefore™ Online, nhân viên của Fan, Chan & Co. Limited giờ đây có thể truy cập các tài liệu được chia sẻ một cách thuận tiện thông qua nền tảng đám mây, cho phép nhiều người truy xuất tài liệu mọi lúc, mọi nơi. Kết quả tiết kiệm chi phí và thời gian, với năng suất và khả năng truy xuất dữ liệu được nâng cao, dẫn đến chất lượng dịch vụ cao hơn.

Therefore™ Online của Canon đã đơn giản hóa quy trình kinh doanh của Fan, Chan & Co. Limited, đồng thời tăng tốc xử lý lượng lớn dữ liệu, giúp nhân viên tiết kiệm thời gian tập trung vào các chức năng kinh doanh chính khác. Việc dần dần chuyển đổi thành nơi làm việc không cần giấy tờ cũng tạo ra sự kết nối chặt chẽ hơn giữa các văn phòng Hồng Kông và Thâm Quyến, cho phép chia sẻ thông tin liền mạch và hợp tác xuyên biên giới.