Hadiputranto, Hadinoto & Partners

Hadiputranto, Hadinoto & Partners (HHP) có kinh nghiệm hơn hai thập kỉ trong việc cung cấp dịch vụ tư vấn pháp lý cho các giao dịch tập đoàn và thương mại ở nhiều ngành nghề khác nhau. Với sự vững mạnh tại thị trường nội địa, HHP là chiếc cầu nối đặc biệt giữa văn hóa doanh nghiệp và pháp lý, và giữa nhiều tập đoàn lớn trong và ngoài nước. Là thành viên của tập đoàn Baker & McKenzie International, HHP thường xuyên phối hợp với các công ty thành viên khác trên toàn thế giới nhằm đưa ra các giải pháp pháp lý được tích hợp nhịp nhàng ở nhiều quốc gia và môi trường khác nhau.

1. ĐỐI MẶT VỚI NGÀY CÀNG NHIỀU HỒ SƠ TÀI LIỆU
Là một trong những công ty luật hàng đầu Indonesia, HHP thường xuyên xử lý nhiều giao dịch lớn và kéo dài với khối lượng xử lý tài liệu khổng lồ. Vấn đề này liên quan đến việc tạo, in, scan, sao chụp, và định dạng tài liệu. Khách hàng cung cấp bản gốc của hồ sơ cần thiết như chứng chỉ, hợp đồng, thư ủy quyền, HHP scan và/hoặc in và dùng làm bản sao để xử lý công việc. Bản gốc được gửi lại cho khách hàng. Việc xử lý các hồ sơ này phần lớn được các thư ký và tổ hỗ trợ hồ sơ quản lý. 

2. MÁY THƯỜNG XUYÊN NGƯNG HOẠT ĐỘNG
Được mua và đưa vào sử dụng 13 năm về trước, các máy in mà HHP hiện có bắt đầu gặp vấn đề chủ yếu liên quan đến hạn sử dụng phần cứng sắp hết. Người dùng thường xuyên gặp tình trạng máy ngưng hoạt động. Thêm vào đó là nhà cung cấp máy không hỗ trợ được nhiều, nên hiệu quả quy trình làm việc của HHP bị ảnh hưởng. Linh kiện thay thế và mực ngày càng đắt và khó mua do thị trường thiếu hàng.

3. THIẾU KIỂM SOÁT VÀ GIÁM SÁT
Với sự gia tăng nhu cầu cần có sự minh bạch về chi phí trên toàn cầu trong các thập niên qua, HHP thấy rằng việc tính phí in/sao chụp đối với khách hàng trở thành quy trình nhàm chán và dễ có sai sót. Việc thiếu kiểm soát và giám sát các máy móc hiện có khiến công ty rất khó khăn khi tính phí chi tiết.

1. NHẬN RA NHU CẦU CẦN THAY ĐỔI
Với mong muốn cải thiện hiệu quả hoạt động và độ tin cậy đối với khách hàng, HHP bắt đầu tìm hiểu nhiều phương án thay các máy in hiện hữu. Khi khách hàng tìm đến, PT Samafitro (PTS), nhà phân phối được ủy quyền của Canon tại Indonesia, đầu tiên đề xuất việc khảo sát hiện trạng các máy in hiện tại và quy trình hiện có. Dựa trên kết quả khảo sát, PTS thiết kế riêng một giải pháp giúp HHP đạt được mục tiêu tài chính và mục tiêu hoạt động.

2. CÔNG THỨC CỦA THÀNH CÔNG
Một nhóm 21 máy đa chức năng (MFP) ban đầu được sử dụng để thay 24 máy in. Tích hợp nhịp nhàng vào hệ thống mạng và nền tảng chia sẻ tài nguyên hiện có của HHP, giờ thì người dùng có thể scan, lưu trữ và chia sẻ tài liệu dễ dàng. Với trung bình gần 10,000 bản in/sao chụp mỗi tháng và tốc độ từ 25 đến 40 ppm, quy trình xử lý tài liệu hiệu quả hơn bao giờ hết. Các máy đa chức năng mới cũng có giao diện trực quan và bản in chất lượng cao. Đến năm tiếp theo, thêm 13 thiết bị nữa được bổ sung và tăng năng suất làm việc.

1. CẢI THIỆN ĐỘ TIN CẬY
Khả năng đăng nhập và theo dõi trên các thiết bị giúp HHP giám sát và quản lý chi phí in ấn hiệu quả. Thông tin chi tiết về mỗi công việc in/sao chụp giúp tính lại chi phí chính xác cho khách hàng tương ứng.

2. TIẾT KIỆM CHI PHÍ ĐÁNG KỂ
Chi phí mực giảm đến 96% trong khi chi phí mỗi bản in ra giảm 27%. Nhìn chung, HHP tiết kiệm từ 15 đến 25% chi phí mỗi năm kể từ khi đưa vào sử dụng thiết bị.

3. PHÁ VỠ RÀO CẢN KHI THỰC HIỆN THAY ĐỔI
Với bất cứ giải pháp nào mới, HHP đều gặp một số rào cản ở bình diện người dùng. Giao diện người dùng khác trên các thiết bị mới này đồng nghĩa với việc người dùng phải học lại cách vận hành thiết bị. Để xóa bỏ vấn đề này, tổ hỗ trợ kĩ thuật của PTS đã tổ chức huấn luyện toàn diện sau khi máy được đưa vào sử dụng.

4. DỊCH VỤ HỖ TRỢ KĨ THUẬT XUẤT SẮC
Một tổ hỗ trợ kĩ thuật nhiều kinh nghiệm và phản ứng nhanh luôn sẵn sàng xử lý công tác bảo trì và xử lý sự cố, giúp nhân viên IT của HHP tập trung vào các trách nhiệm công việc chủ chốt của mình hơn là xử lý những vấn đề thường ngày trên thiết bị.

5. CHIẾN THẮNG
Ngoài việc tiết kiệm chi phí đáng kể, việc đưa vào sử dụng các thiết bị mới giúp cấp quản lý kiểm soát tốt hơn chi phí in và sao chụp. Người dùng không còn phải vật lộn với việc xử lý tài liệu mỗi ngày, phòng IT có nhiều thời gian hơn để tập trung vào phần việc chính của mình.