Marlborough College Malaysia
"Ban đầu, chúng tôi biết mình muốn có một đối tác đáng tin cậy có thể đáp ứng tất cả nhu cầu in ấn và đa phương tiện của chúng tôi. Canon là sự lựa chọn hoàn hảo với các sản phẩm và giải pháp hình ảnh đa dạng. Điểm mấu chốt đối với chúng tôi là đội ngũ nhân viên Canon tận tình làm dịch vụ, và nỗ lực hết sức nhằm đáp ứng mọi yêu cầu cụ thể của chúng tôi. Được làm việc cùng Canon thật sự là một trải nghiệm vui tươi."
Ông Paul Lee
Quản lý IT
Tổng quan
Thách Thức
- Luôn tạo sự tiện lợi cho người dùng
- Duy trì hiệu quả về chi phí
- Duy trì kiểm soát việc sử dụng thiết bị
Giải Pháp
- Giải pháp quản lý in uniFLOW
- Thiết bị đa chức năng imageRUNNER ADVANCE
Kết Quả
- In tiện lợi mọi lúc mọi nơi
- Giảm lãng phí khi in và chi phí
- Kiểm soát hợp lý in và sao chụp
Kinh Nghiệm Khách Hàng
Được thành lập năm 2012, trường Marlborough Malaysia là một chi nhánh của Trường Marlborough tại Wiltshire, Anh Quốc. Một ngôi trường luôn ưu tiên sự xuất sắc, đội ngũ giảng viên giàu kinh nghiệp nhằm cung cấp nền tảng giáo dục chất lượng. Ngôi trường quốc tế kiểu Anh gồm một trường Mẫu Giáo cho trẻ từ ba đến tám tuổi và một trường trung học nội trú và bán trú cho học sinh tuổi từ 13 đến 18. Hiện trường có khoảng 900 học sinh đến từ 44 quốc gia.
Thử Thách
Một đường hướng rõ ràng
Là một đơn vị trẻ và năng động, đội ngũ IT của trường Marlborough Malaysia (MCM) biết rõ điều họ cần - sự tiện lợi, sự kiểm soát và hiệu quả về mặt chi phí. Họ kiên định rằng nhà cung cấp dịch vụ được chọn sẽ lần lượt cung cấp cả thiết bị đa chức năng (MFD) và giải pháp quản lý in ấn.
Sự tiện lợi cho người dùng
Ngày nay, mọi người thường đọc email hoặc các tài liệu khác mọi lúc mọi nơi, ngay trên thiết bị di động của họ. MCM muốn tăng sự tiện lợi này hơn nữa - nghĩa là có thể in ngay từ thiết bị của họ. Ngoài ra, trường muốn nhân viên của họ có thể lấy bản in từ máy MFD nào gần và tiện lợi cho họ nhất.
Kiểm soát việc sử dụng thiết bị
MCM ý thức được rằng khi một tổ chức lớn mạnh, bản in không được kiểm soát và chi phí sao chụp có thể gây ra gánh nặng đối với chi phí quản lý và trở thành mối nguy hại cho công tác quản lý. Ngay từ khi thành lập, họ muốn duy trì sự kiểm soát chặt chẽ để xác định ai là người được in hoặc sao chụp, và sao chụp những gì. Ví dụ: in màu chỉ giới hạn cho một số người dùng nhất định và hạn chế sao chụp. Điều quan trọng là MCM cần theo dõi và kiểm soát việc in và sao chụp, duy trì ý thức sử dụng thiết bị rõ ràng.
Hiệu quả về chi phí
Như bất cứ tổ chức nào khác, việc giữ chi phí quản lý ở mức thấp luôn là một ưu tiên về mặt quản lý. MCM cần một đối tác không chỉ cung cấp giải pháp in và sao chụp mà họ cần, nhưng còn cung cấp công cụ giúp họ quản lý và kiểm soát chi phí một cách hiệu quả và đáng tin cậy.
Giải Pháp
Nhà cung cấp giải pháp toàn diện
Canon là nhà cung cấp giải pháp toàn diện thỏa mãn yêu cầu của MCM. Ngoài các máy MFD và giải pháp quản lý in, Canon cũng cung cấp máy in, máy chiếu, máy ảnh mà trường cần. Nhân viên Canon đã tiến xa hơn nữa nhằm cung cấp mô hình của nhiều giải pháp cho cấp quản lý của MCM quyết định mô hình nào là phù hợp nhất cho nhu cầu của họ. Giải pháp quản lý in uniFLOW đã chứng tỏ là một giải pháp khả thi nhất với tính năng chuyển hướng thông minh, in bảo mật và tính toán chi phí chính xác. Ngoài ra, hơn 30 máy imageRUNNER ADVANCE đã được đưa vào sử dụng tại trường.
Kết Quả
In mọi lúc mọi nơi
Khi áp dụng giải pháp của Canon, người dùng có thể chọn gửi tài liệu của họ để in từ máy tính hoặc in ngay từ thiết bị di động. Sau đó các công việc in này được tập trung lại trên một server in, và khi nhân viên của MCM xác thực bằng thẻ nhân viên hay thẻ học sinh, công việc in sẽ được thực hiện tại các máy MFD nào gần người dùng nhất.
Tiết kiệm chi phí
Vì công việc in chỉ được thực hiện khi có xác thực, người dùng có thể chọn không in tài liệu nếu gửi nhầm tài liệu đến máy. Tình trạng người dùng gửi tài liệu để in nhưng quên ra máy lấy bản in cũng được khắc phục. Những chi tiết tưởng như nhỏ nhặt này có thể cộng dồn lên thành con số đáng kể về giấy và mực trong thời gian dài.
Sử dụng thiết bị có ý thức
Tính năng tính chi phí in giúp đưa ra các báo cáo về các thói quen sử dụng và việc sử dụng thiết bị. Các báo cáo này cho phép quản trị viên biết chính xác ai in tài liệu gì, khi nào và ở đâu, cũng như hiểu cách mỗi thiết bị được sử dụng và thiết bị có hoạt động ở mức hiệu quả nhất hay không. Dữ liệu này là vô giá đối với MCM trong việc phân tích và hoạch định trong tương lai.
Thời gian máy hoạt động tối đa
Sự hỗ trợ chủ động của Canon giúp trường đạt được thỏa thuận mà qua đó kĩ thuật viên sẽ đến nơi đặt máy mỗi tuần một lần nhằm thực hiện bảo trì và đảm bảo máy MFD luôn trong tình trạng tốt nhất. Vì Canon là nhà cung cấp chính cho giải pháp uniFLOW, dịch vụ hỗ trợ của họ luôn sẵn sàng.
