Thử nghiệm trong phòng thí nghiệm đóng một vai trò quan trọng trong việc đảm bảo kiểm soát chất lượng cho các thành phần quan trọng trong cả dầu khí cũng như các ngành công nghiệp ngoài khơi và biển. Thử nghiệm nghiêm ngặt phải được thực hiện trước, trong và sau khi chế tạo trước khi có thể lắp đặt các bộ phận quan trọng như nồi hơi, đường ống và thậm chí cả vỏ tàu.

Đây là nơi các công ty như Dịch vụ Kiểm tra Chuyên nghiệp (PTS) ra đời. Có trụ sở tại Singapore, PTS chuyên về kiểm tra phá hủy và không phá hủy đối với các vật liệu và mối hàn bằng kim loại và kim loại màu. Và xử lý công việc cuối cùng tại PTS là một nhóm gồm các cá nhân giúp mọi thứ luôn hoạt động tốt.

Lấy ví dụ như Zheng Ming Quan, trợ lý giám đốc phòng thí nghiệm tại PTS. "Vai trò của tôi liên quan đến việc giám sát và quản lý các hoạt động nội bộ của phòng thí nghiệm. Điều này bao gồm các nhiệm vụ hành chính, chẳng hạn như mua sắm và quản lý nguồn lực, đến các nhiệm vụ kỹ thuật hơn, chẳng hạn như tối ưu hóa quy trình làm việc, đổi mới quy trình và nghiên cứu và phát triển." Một phần công việc của Ming Quân là đảm bảo rằng có một hệ thống thích hợp để quản lý và lưu trữ tất cả dữ liệu thử nghiệm được thu thập tại PTS - và đây là lúc mọi thứ trở nên phức tạp hơn một chút.

Độ chính xác là tối quan trọng

Ming Quan nhăn nhó: "Chúng tôi thường giữ các bản sao dữ liệu của mình. Mặc dù điều này là đủ ở một mức độ nhất định, nhưng thật rắc rối lớn khi lấy một tài liệu cụ thể từ các hàng và các hàng của các tệp giống nhau". "Vấn đề thậm chí còn nhiều hơn là một tài liệu bị gửi nhầm, vì hầu như không thể xác định được ai đã làm sai dữ liệu, cực kỳ mất thời gian để lấy lại nó."

Hơn nữa, các mẫu và kết quả xét nghiệm thường phải được chuyển tải giữa các bộ phận khác nhau trong phòng thí nghiệm càng nhanh càng tốt. Nếu không làm như vậy có nghĩa là sẽ có sự chậm trễ và tệ hơn là dữ liệu không hợp lệ và phát sinh các chi phí không cần thiết do sử dụng các mẫu vật hoặc điều kiện thử nghiệm không chính xác. "Các hướng dẫn, thông tin khách hàng và yêu cầu thường được chuyển từ [người] này sang người khác bằng cách sử dụng biểu mẫu yêu cầu bản in ra giấy. Các kỹ sư của chúng tôi đã mất nhiều thời gian để xác minh thông tin nhận được, gây ra sự chậm trễ không cần thiết."

Tuy nhiên, sau khi áp dụng giải pháp phần mềm tùy biến của Canon, các hoạt động đã thay đổi một cách ngoạn mục. Ví dụ, PTS đã thông qua phần mềm quản lý thông tin Therefore của Canon cho phép các tài liệu của PTS được lưu trữ và lập chỉ mục kỹ thuật số để dễ dàng truy xuất. Sau đó nếu cần, những tài liệu này cũng có thể được gửi đến người nhận được chỉ định để đạt năng suất cao hơn. Số hóa cũng có nghĩa là độ chính xác cao hơn, khả năng hiển thị và trách nhiệm giải trình của tất cả các thông tin di chuyển giữa các bộ phận khác nhau. Và vì phần mềm được tích hợp với máy in của Canon, các bản sao cứng của tài liệu cũng có thể được quét và tự động số hóa và lập chỉ mục để truy cập sau này.

"Với phần mềm lưu trữ của Canon, các vấn đề về vận hành và quy trình làm việc, chẳng hạn như các vấn đề về lưu trữ dữ liệu và luồng thông tin đã được giải quyết. [Điều này] cho phép chúng tôi dễ dàng ảo hóa, lưu trữ và truy xuất thông tin một cách an toàn", Ming Quan nói.

Canon không phải là thương hiệu đầu tiên mà PTS tiếp cận cho các dịch vụ tương tự. Được thành lập vào năm 1985, công ty đã có một số nhà cung cấp khác nhau trong nhiều năm. Tuy nhiên, không phải lúc nào dịch vụ cũng đạt yêu cầu. Ming Quan nhớ lại: “Ví dụ, dịch vụ bảo dưỡng định kỳ bị trễ hoặc được hoàn thành theo kiểu kém chất lượng, và nói thêm rằng PTS cũng có các nhà cung cấp có hỗ trợ kỹ thuật không hữu ích hoặc không sẵn sàng.