SEAOIL Philippines Inc.
SEAOIL trải qua khá nhiều thử thách trước khi bước vào hệ thống tự động hóa mở rộng với Canon. Từ khi đưa vào sử dụng Therefore™, chúng tôi đang chuẩn bị gặt hái nhiều lợi ích, như cải thiện dịch vụ khách hàng, quy trình công việc hiệu quả và đồng bộ, và hệ thống tiện lợi hơn để lưu và xem lại các tài liệu bảo mật một cách an toàn.
Bà Melody Yapson
Phó Chủ tịch Bộ phận Kinh doanh Chiến lược
SEAOIL
Tổng quan
Thách Thức
- Số hóa khối lượng lớn tài liệu
- Công tác tìm tài liệu mất nhiều thời gian và công sứcl
- Thiếu các biện pháp bảo mật tài liệu
Giải Pháp
- Giải pháp quản lý thông tin Therefore™
- Máy scan tài liệu imageFORMULA
Kết Quả
- Quá trình số hóa tài liệu hiệu quả, nhanh chóng
- Dễ dàng truy xuất thông tin thông qua một nền tảng tập trung
- Cải thiện độ bảo mật với các mục kiểm soát truy cập tài liệu
SEAOIL là công ty nhiên liệu độc lập lớn nhất Philipines. Từ khi thành lập năm 1997, công ty đã trở thành một trong những doanh nghiệp nhiên liệu hàng đầu của đất nước, với hơn 500 trạm trên khắp nước. Với giải thưởng Doanh Nghiệp Nhượng Quyền Philipines Xuất Sắc Nhất Của Năm trong hai năm liên tiếp, công ty nỗ lực mang lại những sản phẩm chất lượng, giá cả phải chăng và thân thiện môi trường, và luôn giữ lời cam kết "Mang đến một tương lai tốt hơn".
Xác định lỗ hổng trong các quy trình hoạt động
Với cơ sở dữ liệu khách hàng ngày một mở rộng, càng ngày SEAOIL càng có nhiều giấy tờ. Việc quản lý tài liệu hiệu quả đã trở thành thách thức cho công ty, do công ty có hơn 250,000 trang hợp đồng, thỏa thuận pháp lý, giấy phép trong kho lưu trữ và vẫn chưa được số hóa.
Với quá nhiều tại liệu như vậy, việc truy xuất thông tin mất rất nhiều công sức và thời gian. Do công ty có các nhóm làm việc từ xa, sự thiếu hụt các quy trình công việc hiệu quả đã ảnh hưởng đến hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp, gây khó khăn cho năng suất làm việc của nhân viên. Khi thiếu các biện pháp bảo mật thông tin, các dữ liệu nhạy cảm cũng bị rủi ro, do rất khó giám sát việc truy cập thông tin bằng quy trình công việc hiện có.
Tìm kiếm một giải pháp kĩ thuật số toàn diện
SEAOIL có nhu cầu cấp bách cần số hóa và tự động hóa các quy trình thủ công, khắc phục những gì chưa hiệu quả, và tối ưu hóa các hoạt động thường ngày. Công ty cần một giải pháp kĩ thuật số được tích hợp toàn diện không chỉ lưu trữ và sắp xếp thông tin bảo mật một cách có hệ thống, nhưng còn cải thiện khả năng truy cập tài liệu mà không gây rủi ro về bảo mật.
Công ty đã cố gắng đơn giản hóa các quy trình doanh nghiệp và bắt đầu hành trình chuyển đổi kĩ thuật số với Canon.
Khởi đầu hành trình chuyển đổi kĩ thuật số
Sau khi tham vấn rất nhiều với nhiều nhà cung cấp giải pháp, SEAOIL nhận thấy Canon là đơn vị duy nhất đáp ứng được yêu cầu của công ty. SEAOIL có một kho lưu trữ lớn với nhiều tài liệu pháp lý bản giấy có chứa thông tin nhạy cảm và cần được số hóa cành nhanh càng tốt.
Để giải quyết vấn đề này, Canon đã cung cấp các máy scan tài liệu imageFORMULA giúp xử lý hình ảnh với tốc độ cao, chất lượng hình ảnh cao, ngay cả với những bản tài liệu đã cũ. Được thiết kế cho hoạt động tối ưu trong môi trường scan tài liệu với khối lượng lớn, các máy scan này giúp quá trình số hóa thực hiện nhanh chóng, nên không còn cần đến không gian lưu trữ, tiết kiệm thời gian và chi phí vận hành cho công ty.
Xây dựng các quy trình công việc kĩ thuật số hiệu quả với Therefore™
Therefore™, một giải pháp quản lý thông tin bảo mật và linh động về quy mô, cũng được giới thiệu để hỗ trợ quá trình chuyển đổi số hóa của SEAOIL. Các tài liệu đã scan được quét, đánh số, và lưu trữ tự động một cách dễ dàng, tạo sự liền mạch giữa các quy trình thông tin trên một nền tảng tập trung, bảo mật.
Phòng pháp chế của SEAOIL không còn cần phải làm việc với hàng núi hồ sơ giấy để tìm tài liệu. Thay vào đó, một thao tác tìm kiếm đơn giản đã có thể giúp họ truy cập nhanh vào thông tin họ cần, giúp tiết kiệm thời gian quý giá và rất nhiều công sức.
Nhóm pháp chế cũng có thể kiểm soát việc truy cập tài liệu, hoặc dừng cấp phép truy cập cho những nhân sự được cấp quyền ngay khi thông tin đã được truy xuất xong. Trái lại, tổ IT của SEAOIL có thể hạn chế nhân viên download và in tài liệu pháp lý, ngăn chặn được một cách hiệu quả khả năng có thể rò rỉ dữ liệu.
Sự hợp tác hoàn hảo với Canon
Để quá trình chuyển tiếp diễn ra suông sẻ, Canon đã hỗ trợ SEAOIL xuyên suốt quy trình và giám sát quá trình chuyển đổi kĩ thuật số diễn ra thành công. Khi kết hợp quá trình số hóa tài liệu nhanh chóng, quá trình truy xuất thông tin liền mạch và việc bảo mật dữ liệu được cải thiện, các giải pháp của Canon đã mang lại hiệu quả cho các quy trình doanh nghiệp của SEAOIL. Phản hồi tích cực từ nhân viên và khách hàng củng cố giá trị của công cuộc số hóa tại công ty.
Các giải pháp thực tế và thời gian đáp ứng nhanh chóng đảm bảo các thách thức của SEAOIL được giải quyết hiệu quả. Với sự hỗ trợ của Canon và cam kết mang đến sự vượt trội, nay SEAOIL có thể tập trung vào các thế mạnh chủ lực của họ nhằm tạo ra giá trị lớn hơn nữa cho khách hàng.
