Swagelok Singapore
Đội ngũ Canon rất am hiểu và quen thuộc với các sản phẩm của họ, giúp chúng tôi xây dựng mối quan hệ và quan hệ đối tác tốt đẹp. Nhân viên của họ đều rất thân thiện và nhiệt tình.
Ms. Karin Yap
Quản lý vận hành
Swagelok Singapore
Tổng quan
Thách Thức
- Số lượng lớn thủ tục giấy tờ
- Không gian lưu trữ hạn chế
- Quy trình sử dụng cần nhiều thời gian và nhân công
Giải Pháp
- Giải pháp quản lý tài liệu Therefore™
Kết Quả
- Giảm thủ tục giấy tờ bằng lưu trữ và truy xuất tệp kỹ thuật số
- Tiết kiệm không gian và thời gian
- Phân bổ nguồn lực tốt hơn giúp tăng hiệu suất
Swagelok Singapore sản xuất và bán các thành phần hệ thống chất lỏng, cụm lắp ráp và các dịch vụ liên quan trên quy mô lớn. Với trọng tâm là tiếp thị và phân phối, Swagelok Singapore đóng một vai trò quan trọng trong việc duy trì các tiêu chuẩn cao về dịch vụ khách hàng phù hợp với Công ty Swagelok, một MNC toàn cầu trị giá hàng tỷ đô la. Dù theo cách Swagelok Singapore vận hành hay cách họ xử lý trải nghiệm khách hàng, sứ mệnh của họ rất đơn giản - cung cấp các giải pháp xuất sắc bằng cách tận dụng các nguồn lực, thế mạnh và năng lực.
Số lượng tài liệu phong phú
Swagelok Singapore có cơ sở dữ liệu khách hàng hơn 1.600 khách hàng, bao gồm khoảng 300 đến 500 khách hàng chính mà họ có giao dịch hàng ngày. Lượng khách hàng đáng kể này lên đến đỉnh điểm với một lượng lớn thủ tục giấy tờ và chiếm nhiều không gian. Các tài liệu ở dạng bản cứng được lưu trữ trong hộp do hạn chế không gian - không gian có thể được sử dụng cho nhân viên hoặc thiết bị.
Quy trình kéo dài và sử dụng nhiều lao động
Về khả năng truy xuất tài liệu, có một số tài liệu có thể được tham chiếu trên máy tính nhưng nếu nhân viên cần bản sao có chữ ký, họ phải lấy một bản sao vật lý có thể đang bị chôn vùi giữa các chồng tệp. Trước tiên, nhân viên phải xác định vị trí hộp (trong số nhiều hộp) trong nhà kho hoặc tủ, lấy mọi thứ ra chỉ để tìm tệp cụ thể trước khi đặt mọi thứ trở lại. Điều này dẫn đến quá trình mệt mỏi và lãng phí thời gian đáng kể, lên đến 2-3 giờ lao động trên một người mỗi ngày.
Loại bỏ lưu trữ và truy xuất thủ công
Swagelok Singapore đã thực hiện một so sánh và nhận thấy Canon là giải pháp một cửa. Canon cung cấp cả phần mềm và phần cứng trong một gói; các nhà cung cấp khác đều cung cấp chúng riêng lẻ. Ngoài ra, phần cứng và phần mềm của Canon có thể đáp ứng các yêu cầu của Swagelok Singapore, một thứ còn thiếu so với các công ty khác. Với việc triển khai Giải pháp Quản lý Tài liệu Canon’sTherefore ™, các tệp hiện được lưu trữ kỹ thuật số, loại bỏ việc lưu trữ và truy xuất thủ công đồng thời tiết kiệm cả không gian và thời gian. Giảm lỗi dẫn giúp đôi bên cùng có lợi.
Sử dụng tài nguyên tốt hơn
Đối với Swagelok Singapore, việc thực hiện số hóa công ty chỉ có ý nghĩa để đảm bảo rằng nhân viên của họ tập trung vào các công việc hàng ngày. Xét về khía cạnh này, Giải pháp Quản lý Tài liệu Canon ™ vô cùng hữu ích trong việc giúp Swagelok Singapore hợp lý hóa các quy trình và cải thiện hiệu suất. Giải pháp cũng giúp cải thiện mức độ hài lòng về dịch vụ khách hàng tổng thể. Thay vì dành thời gian quý báu để làm hồ sơ và phân loại thủ công, nhân viên dịch vụ khách hàng giờ đây có thể tập trung giúp khách hàng giải quyết các vấn đề của họ.
Hợp tác lý tưởng
Việc bắt tay vào số hóa có thể là mối đe dọa đối với các công ty, với nhiều sự phản đối từ các nhân viên hiện tại. Tuy nhiên, với sự trợ giúp của Canon, Swagelok Singapore đã có thể thực hiện chuyển đổi một cách liền mạch và hiệu quả. Mức độ tiếp nhận và niềm tin của nhân viên đã được tăng cường nhờ một buổi đào tạo ban đầu toàn diện do nhóm Canon thực hiện, sau đó được bổ sung bằng các phiên nội bộ bổ sung.
