Vongchavalitkul University
"Làm việc với Canon giúp chúng tôi thấy được sự năng động của một tập thể chuyên nghiệp và giàu kinh nghiệm. Từ cách họ tìm hiểu môi trường làm việc của chúng tôi đến vai trò tham vấn của họ trong toàn bộ quy trình, đội ngũ của Canon luôn sẵn sàng nỗ lực nhiều hơn nữa. Chúng tôi vui khi có thể tin cậy một nhà cung cấp giải pháp toàn diện và tận tâm như vậy."
Phó chủ tịch Ban Quản lý Đại học Vongchavalitkul
Tổng quan
Thách Thức
- Khó khăn khi duy trì các máy in của nhiều thương hiệu khác nhau
- Chi phí linh kiện tiêu hao cao
- Hiệu quả công việc kém do máy thường xuyên ngưng hoạt động
- Truy xuất tài liệu giấy theo cách thủ công và mất thời gian
- Tài liệu bị thất lạc hoặc không dùng được gây khó khăn cho việc giám sát chi phí
- Không thể theo dõi được việc sử dụng tài liệu của nhân viên
- Thiếu sự theo dõi và kiểm soát tài liệu
Giải Pháp
- Thiết bị đa chức năng imageRUNNER ADVANCE
- Máy scan imageFORMULA
- Giải pháp quản lý in uniFLOW
- Giải pháp quản lý tài liệu Therefore™
Kết Quả
- Việc truy xuất thông tin hồ sơ vay dễ dàng và nhanh chóng
- Tài liệu không còn bị thất lạc hoặc không dùng được
- Tiết kiệm chi phí quy trình in/sao chụp/quản lý tài liệu
- Cải thiện hiệu quả công việc
- Gia tăng việc kiểm soát và bảo mật thông tin
Hồ Sơ Khách Hàng
Đại học Vongchavalitkul (VU) được thành lập năm 1984 với tên gọi Trường Cao Đẳng Vongchavalitkul. Chỉ trong 10 năm, trường được nâng lên thành đại học, với 26 chương trình cử nhân, năm chương trình thạc sĩ, và bốn chương trình tiến sĩ. Là đại học đầu tiên của vùng đông bắc Thái Lan, trường có trách nhiệm quảng bá và giữ vững năm trụ cột của giáo dục - đó là nghiên cứu, dịch vụ hàn lâm, hỗ trợ cộng đồng, lưu giữ nghệ thuật và văn hóa, cũng như bảo tồn tài nguyên thiên nhiên và môi trường. Với nhiều khóa học đa dạng tại chín khoa, VU phục vụ khoảng 5,500 sinh viên.<
Thách Thức
NHU CẦU TĂNG ĐỘT BIẾN VÀ CHI PHÍ QUẢN LÝ
Khi ngày càng có nhiều sinh viên đăng ký theo học và việc mở rộng chức năng trong những năm qua, nhu cầu in và quản lý tài liệu của VU gia tăng đột biến. Vì trường sử dụng nhiều dịch vụ khác nhau của nhiều thương hiệu khác nhau, nên việc quản lý linh kiện tiêu hao và bảo trì thiết bị là khó khăn đối với các quản trị viên. Ngoài ra, chi phí in ấn vượt ngoài tầm kiểm soát do thiếu sự theo dõi.
THÁCH THỨC ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC VÀ KHÔNG GIAN
Quản lý tài liệu là một vấn đề nhức nhối cho VU, đặc biệt là phòng ban quản lý Quỹ Vay cho Sinh Viên. Dưới sự quản lý của Bộ Tài Chính Thái Lan, Quỹ Vay cho Sinh Viên chuyển sang hoạt động trực tuyến vào năm 2008 nhằm cung cấp thông tin và hỗ trợ tức thời cho sinh viên cũng như cắt giảm chi phí xử lý các khoản vay. Các cơ sở giáo dục, trong đó có VU, đối mặt với thách thức khi phải lưu ngày càng nhiều hồ sơ vay, vì đó là các hồ sơ cần có theo quy định pháp luật và phải được lưu giữ trong 10 năm. Mỗi đơn xin vay sẽ có trung bình 50 hồ sơ khác nhau với các định dạng khác nhau. Qua nhiều năm lưu trữ, bản giấy của các hồ sơ được lấy ra sử dụng ở nhiều thời điểm khác nhau để xử lý. Trong một số trường hợp, tài liệu bị lưu sai nơi hoặc bị thất lạc. Một số tài liệu không sử dụng được nữa do cũ rách vì được dùng quá nhiều. Trong những trường hợp đó, VU không thể hoàn tất hồ sơ vay.
Giải Pháp
SỰ HỢP LỰC CỦA MỘT MỐI QUAN HỆ LÂU BỀN
Vào năm 2015, Canon đề xuất áp dụng giải pháp quản lý in uniFLOW cho các thiết bị đa chức năng và 30 máy in laser hiện hữu của VU. Các khoản tiết kiệm chi phí và năng suất được cải thiện giúp VU thêm tự tin vào năng lực của Canon. Cuối cùng, VU đã thay toàn bộ các thiết bị cũ bằng imageRUNNER ADVANCE của Canon, tạo dựng một mối quan hệ hợp tác vững mạnh hơn nữa giữa hai tổ chức. Làm việc chặt chẽ với VU, Canon có cơ hội hiểu biết rõ hơn về hoạt động hằng ngày của trường. Đội ngũ Canon tiếp cận với thách thức to lớn của VU trong việc quản lý tài liệu. Canon sớm phát hiện vấn đề này đã gây khó khăn cho VU trong nhiều năm, thậm chí trường còn nỗ lực phát triển một phần mềm quản lý tài liệu, nhưng gặp khó khăn. Canon đề xuất giải pháp quản lý tài liệu Therefore™.
MỘT CHUẨN MỰC MỚI VỀ HIỆU QUẢ QUY TRÌNH CÔNG VIỆC
Việc áp dụng Therefore™ giải quyết được thách thức cho VU trong việc quản lý các hồ sơ vay của sinh viên. Tài liệu ở nhiều định dạng khác nhau có thể được scan và lưu dễ dàng ở dạng điện tử với sự hỗ trợ của một nơi lưu hồ sơ kĩ thuật số bên trong hệ thống. Ví dụ: hồ sơ sinh viên ở dạng JPEG rất khó được tích hợp vào bất cứ hệ thống quản lý tài liệu nào. Với Therefore™, đó không còn là vấn đề nữa. Việc tìm và truy xuất hồ sơ được thực hiện chỉ bằng vài lần gõ phím và click. Vấn đề hồ sơ bị thất lạc hoặc không dùng được giờ đã là quá khứ. Một ưu điểm nữa là: độ bảo mật thông tin được nâng cao, vì các quản trị viên có thể theo dõi ai truy nhập thông tin nào, khi nào, và ở đâu. Hoạt động số hóa các tài liệu quan trọng này cũng đồng nghĩa với việc VU có thể tiết kiệm chi phí nơi lưu trữ hồ sơ cũng như yên tâm khi có hệ thống sao lưu.
Kết Quả
SỰ VÔ GIÁ CỦA NIỀM TIN VÀ MỐI QUAN HỆ
Mối quan hệ hợp tác giữa VU với Canon bắt đầu chỉ với việc áp dụng phần mềm uniFLOW vào năm 2015. Qua nhiều năm, sự tin cậy và tự tin vào Canon của VU gia tăng và kết quả là một mối quan hệ hợp tác năng động và nhịp nhàng giữa hai đơn vị. Ngày nay, giải pháp của Canon tiếp tục giúp VU tiết kiệm đáng kể chi phí quy trình in/sao chụp/quản lý tài liệu, hiệu quả công việc cao hơn nhờ quy trình quản lý nội bộ cải thiện, việc kiểm soát và độ bảo mật được nâng cao.
