Ferrero, một thương hiệu nổi tiếng được biết đến nhiều nhất với sôcôla Ferrero Rocher, Kinder và Nutella phết hạt phỉ thơm ngon, khởi đầu khiêm tốn ở Ý vào năm 1946. Tập đoàn đã phát triển theo cấp số nhân, nhờ vào triển vọng toàn cầu và tầm nhìn đặt sản phẩm và con người lên hàng đầu. Ngày nay, công ty đã có mặt tại 55 quốc gia với trụ sở chính tại Châu Á Thái Bình Dương tại Singapore.

Nhiều giấy tờ

Khi các hoạt động tại Châu Á Thái Bình Dương tiếp tục phát triển, Ferrero Châu Á phải đổi mới để quản lý sự hoạt động ngày càng thách thức. Việc này bao gồm quản lý sản phẩm, lập kế hoạch và cung cấp, quản lý hậu cần, xuất nhập khẩu và dịch vụ khách hàng. Một lượng lớn thông tin dưới dạng tài liệu và email được xử lý hàng ngày. Phần lớn là làm thủ công, công việc này tốn nhiều công sức và hay phát sinh lỗi.

Quy trình truy xuất thông tin tẻ nhạt

Quá trình truy xuất thông tin thường lâu và mệt mỏi. Trước tiên, nhân viên phải truy cập bảng tính để tìm kiếm vị trí của tài liệu cần thiết. Sau đó phải kéo thùng carton vật lý ra và xem qua các tài liệu trong đó bằng tay để tìm đúng tài liệu cần. Trong thời kỳ cao điểm, quá trình này có thể mất đến năm ngày.

Vấn đề về môi trường

Việc phụ thuộc các tài liệu bản cứng trong hoạt động hàng ngày làm lượng tiêu thụ giấy của Ferrero Châu Á tăng lên khi hoạt động kinh doanh của công ty phát triển. Quy trình làm việc dựa trên giấy tờ không chỉ cản trở hiệu quả hoạt động mà còn trái ngược với cam kết giảm thiểu tác động tiêu cực đến môi trường.

Nâng cao năng suất với Lưu trữ và Truy xuất Kỹ thuật số

Với việc triển khai Giải pháp Quản lý Tài liệu Therefore của Canon, các tài liệu giấy được số hóa, lưu trữ, quản lý và phân phối liền mạch. Với công nghệ Nhận dạng ký tự quang học (OCR), các tài liệu mong muốn có thể được định vị và truy xuất dễ dàng. Chức năng tìm kiếm từ khóa đơn giản giúp tìm nhanh các tài liệu liên quan làm giảm đáng kể nhân lực và thời gian.

Gia tăng giá trị cho Khách hàng và Nhân viên

Việc giảm đáng kể các thủ tục giấy tờ thông thường, nhân viên có thể cung cấp các dịch vụ giá trị gia tăng cho khách hàng. Ferrero Asia nhận thấy tiềm năng nâng cấp bộ kỹ năng nhân sự và triển khai lại chúng để tạo ra sự khác biệt trong các chức năng khác của doanh nghiệp. Chúng bao gồm đánh giá doanh nghiệp với các khách hàng chính, hợp tác với nhóm quản lý vận tải và nhóm bán hàng để cung cấp các giải pháp tùy chỉnh cho khách hàng. Việc triển khai giải pháp này sẽ trao quyền cho nhân viên trong thăng tiến và phát triển nghề nghiệp.

Thải carbon ít hơn

Theo cam kết của Tập đoàn về tôn trọng và bảo vệ môi trường, Ferrero Asia có thể giảm lượng khí thải carbon của mình bằng việc giảm đáng kể việc sử dụng giấy. Không giống như trước đây, các bản in bìa cứng được sử dụng trong giao hàng, nhân viên bây giờ làm việc với các tài liệu kỹ thuật số, cho phép quy trình diễn ra liền mạch và bền vững hơn.

Hậu mãi tuyệt vời

Nhóm Ferrero Châu Á có kinh nghiệm làm việc rất tích cực với Canon Singapore. Đội ngũ Canon đã rất nhạy bén và đáng tin cậy trong việc giải quyết những thách thức phải đối mặt. Cả hai bên đã thiết lập sự hiểu và tin cậy lẫn nhau, điều này đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện giải pháp một cách suôn sẻ.

Hướng tới quan hệ đối tác lâu dài

Kể từ khi triển khai Therefore trong hoạt động của mình, Ferrero Asia đã giảm 50% khối lượng công việc xử lý tài liệu và tăng 20% hiệu suất. Tiếp theo, giải pháp quản lý tài liệu có thể được triển khai trong các bộ phận Pháp lý, Nhân sự và Tài chính liên quan đến các công việc đòi hỏi nhiều giấy tờ. Ngoài ra tập đoàn còn có kế hoạch đưa các nhà phân phối của mình vào cuộc để tạo ra một quy trình làm việc thực sự liền mạch và hiệu quả.