Nhìn ra vùng nước lung linh của vịnh và đường chân trời trải dài mượt mà của kinh tuyến quốc gia, Marina Mandarin Singapore sừng sững và tự hào về nỗ lực cam kết hướng tới sự xuất sắc.

Trong những năm qua, Marina Mandarin Singapore tự hào đã nhận được rất nhiều vòng nguyệt quế và giải thưởng, cả trong nước và toàn cầu. Điều gì thực sự khiến khách sạn được đánh giá cao khác biệt trong ngành?

“Chúng tôi điều hành nhiều phòng ban với rất nhiều công việc hành chính và giấy tờ, vì vậy chúng tôi cần xem xét một giải pháp có thể giúp chúng tôi sắp xếp hợp lý tất cả quy trình công việc in ấn và tài liệu.

” Ông Melvin Lim, Tổng Giám đốc tại Marina Mandarin Singapore, phụ trách toàn bộ các khía cạnh của hoạt động, từ các quyết định điều hành đến cấp độ dịch vụ gồm các chiến lược tiếp thị và quản lý chi phí. Phù hợp với tầm nhìn của công ty nhằm cải thiện hiệu quả và bảo mật, đồng thời cân nhắc đến tác động môi trường, đồng thời cho phép nhân viên Marina Mandarin tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi của khách sạn, ban quản lý đã cam kết bắt buộc áp dụng giải pháp in ấn và tài liệu hiệu quả trong hoạt động hàng ngày của khách sạn và đã giới thiệu Dịch vụ quản lý tài liệu của Canon (MDS).

Những thiếu sót ban đầu

Thông qua quá trình khám phá ban đầu, nhóm Canon MDS đã phát hiện ra một loạt các nhu cầu và mối quan tâm của quy trình in và tài liệu ở cả cấp quản lý và người dùng. Ví dụ: ban quản lý cho rằng không thể chấp nhận được các bản in có thông tin nhạy cảm bị bỏ quên tại các máy photocopy vì việc rò rỉ thông tin mật có nguy cơ gây bất lợi cho danh tiếng của khách sạn.

Vấn đề hiệu quả là một mối quan tâm cấp bách bổ sung cần được giải quyết. Đôi khi, người dùng không thể lấy các bản in của họ ngay lập tức và cuối cùng, tài liệu của họ bị mất và họ phải gửi lại lệnh in bằng cách quay lại bàn làm việc. Trong quá trình này, phần lớn giấy và mực đã bị lãng phí.

Khi Canon tham gia

Vì vậy, nhóm MDS đã thiết kế một chiến lược toàn diện về quy trình in và tài liệu sau khi phân tích chi tiết về quy trình in hiện có của khách sạn và các nhu cầu thiết yếu. Các thay đổi đã được thảo luận với nhân viên quản lý khách sạn và thông báo với người dùng để có được lượt mua và đảm bảo các mối quan tâm được giải quyết. Sau đó, các kế hoạch đã được thực hiện bởi nhóm Canon MDS giàu kinh nghiệm để đảm bảo quá trình chuyển đổi liền mạch và giảm thiểu sự gián đoạn đối với hoạt động của khách sạn.

Thông qua những sáng kiến này, ông Lim nhận thấy Canon MDS là một giải pháp chìa khóa trao tay với cam kết không ngừng thách thức của ông trong việc đảm bảo chất lượng và hoạt động kinh doanh suôn sẻ.

Dịch vụ ngoài doanh số

Canon MDS giúp hiểu cách sử dụng, xu hướng và hành vi in và phân tích sâu sắc các hoạt động kinh doanh hàng ngày. Kết hợp công nghệ với đội ngũ hỗ trợ giàu kinh nghiệm của Canon và quản lý chủ động các thiết bị in để tối đa hóa thời gian hoạt động của máy, sáng kiến này đã thay đổi phần lớn hoạt động hàng ngày của Marina Mandarin Singapore.

“Chúng tôi rất hài lòng với những kết quả mà chúng tôi đã đạt được, đặc biệt là trong việc giảm lãng phí bản in và nâng cao hiệu quả kinh doanh kể từ khi triển khai giải pháp của Canon. Khi chúng tôi xem xét các giải pháp cho khách sạn, mua một sản phẩm hoặc một giải pháp, chúng tôi muốn đảm bảo rằng có dịch vụ sau bán hàng và Canon đã được chứng minh là rất, rất tốt về dịch vụ sau bán hàng và luôn ở đó khi chúng tôi cần. "

“Độ tin cậy của các sản phẩm từ Canon là rất tốt, các sản phẩm hoạt động không ngừng nghỉ, nhân viên phục vụ thân thiện và chuyên nghiệp, và chúng tôi đã duy trì mối quan hệ tốt đẹp và tích cực với Canon.”

Giải pháp phần cứng bổ sung cho phần mềm

Ngoài ra, nhóm thiết bị đa chức năng imageRUNNER ADVANCE và máy in laser imageCLASS của Canon đã được triển khai, bổ sung với các tính năng của phần mềm quản lý in của hãng, uniFLOW, cuối cùng đã mang lại hiệu quả được cải thiện và thúc đẩy kiểm soát tốt hơn các chính sách in. Người dùng tự xác thực tại thiết bị in trước khi lệnh in của họ được phát hành. Các lệnh in có thể được thu thập tại bất kỳ thiết bị in nào trên bất kỳ tầng nào và tại bất kỳ vị trí nào trong khách sạn, an toàn khi biết rằng (các) tài liệu vẫn được bảo mật. Ngoài sự tiện lợi mang lại cho người dùng đã giảm thiểu đáng kể việc in ấn không cần thiết. Báo cáo thời gian thực cũng có thể được tạo dễ dàng trên máy tính để bàn của người dùng, tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi các tab về chi phí mỗi bản in cũng như các kiểu sử dụng bản in. Đội ngũ quản lý vận hành và bản thân ông Lim có thể có được trách nhiệm giải trình rõ ràng và minh bạch về chi tiêu in ấn của từng bộ phận, từng cá nhân.