Được thành lập vào năm 1894, Câu lạc bộ Bơi lội Singapore hiện tọa lạc dọc theo những rặng cây xanh tươi của Tanjong Rhu. Câu lạc bộ này chỉ dành cho hội viên hàng đầu trải dài hơn 27.000 mét vuông và bao gồm nhiều tiện nghi thể thao như hai hồ bơi cỡ Olympic, sân tennis, sân bóng quần và sân cầu lông. Câu lạc bộ Bơi lội Singapore cũng tự hào là một câu lạc bộ hướng tới gia đình, thường xuyên tổ chức các hoạt động giải trí và xã hội phù hợp các thành viên ở mọi lứa tuổi.

Tăng thành viên, tăng nhu cầu

Với số lượng thành viên ngày càng tăng, Câu lạc bộ bơi lội Singapore cần tìm kiếm các phương pháp hiệu quả hơn để lưu trữ cơ sở dữ liệu của họ. Hàng nghìn tài liệu của thành viên đã nộp theo cách thủ công và được lưu trữ trong cơ sở lưu trữ cách xa văn phòng, khiến việc truy xuất tệp và theo dõi việc di chuyển trở nên tẻ nhạt với một số tệp tích lũy đến hơn 300 trang. "Vấn đề chính ở đây là lãng phí thời gian trong các quy trình hàng ngày bất cứ khi nào phải truy cập hồ sơ của các thành viên." Ông Ken Lim, Giám đốc cấp cao về Tư cách thành viên nói một cách ngắn gọn.

Canon giới thiệu giải pháp quản lý tài liệu Therefore

Để giải quyết mối quan tâm của Câu lạc bộ Bơi lội Singapore, Canon Singapore đã nhanh chóng đề xuất Giải pháp Quản lý Tài liệu thông minh Therefore ™, trong đó thông tin từ các nguồn khác nhau có thể được lưu trữ bằng tệp điện tử trong một cơ sở dữ liệu duy nhất. Tính năng tìm kiếm toàn văn bản mang lại sự tiện lợi hơn nữa khi tìm kiếm thông tin cụ thể; Ông Lim đã chia sẻ một ví dụ như vậy về chức năng này, "Nếu một thành viên vi phạm quy tắc của câu lạc bộ và chúng tôi muốn kiểm tra các vi phạm trước đó, thì giờ đây chúng tôi có thể chỉ cần tìm kiếm bằng từ khóa thay vì lướt qua hàng trăm tệp, giúp chúng tôi tiết kiệm thời gian đáng kể." Khi được yêu cầu định lượng thời gian tiết kiệm được từ việc thực hiện Therefore ™, ông Lim ước tính giảm khoảng năm giờ công mỗi tuần cho việc nộp hồ sơ và bảo trì định kỳ.

Từ thủ công sang kỹ thuật số

Bất kỳ sự thay đổi nào trong hoạt động đều sẽ gặp phải sự hoài nghi ban đầu, nhưng tính thân thiện với người dùng của giải pháp đã giúp ích rất nhiều trong quá trình chuyển đổi. Theo ông Lim, nhân viên bán thời gian và nhân viên mới chỉ cần một hoặc hai ngày để quen với công việc số hóa.

Giám đốc CNTT & Đổi mới, ông Rajesh Kumar nhấn mạnh "Một yếu tố quan trọng mà chúng tôi đã cân nhắc trước khi lựa chọn giải pháp quản lý tài liệu là hỗ trợ sau bán hàng. Các vấn đề như đạt dung lượng lưu trữ tối đa đã được Canon xử lý ngay lập tức , đó là điều mà chúng tôi luôn đánh giá cao về dịch vụ khách hàng của Canon.

Cũng như nhiều quy trình kỹ thuật số, bảo mật dữ liệu luôn là mối quan tâm hàng đầu. Ông Lim nhắc lại nhu cầu bảo mật thông tin đối với Câu lạc bộ bơi lội Singapore khi đang có trong tay hàng nghìn thông tin đăng ký thành viên. Giải pháp Therefore ™ được trang bị các tính năng bảo mật cho phép kiểm soát truy cập, chỉ cung cấp cho nhân viên quyền truy cập giới hạn vào các tài liệu được yêu cầu.

Ông Kumar bày tỏ sự hài lòng trước những lợi ích mà Therefore ™ đã mang lại cho CLB Bơi lội Singapore. "Khi nói đến các giải pháp kinh doanh, tôi tin rằng mọi công ty nên tập trung vào những khía cạnh này - dễ sử dụng, dịch vụ khách hàng và giá cả. Canon đã thực hiện vượt quá mong đợi của chúng tôi.