Prestige Estates Projects Limited
"Tập đoàn Prestige từ lâu đã được các cộng sự và đối tác đánh giá cao ở cương vị là một công ty luôn cải tiến. Theo lẽ tự nhiên, chúng tôi nỗ lực giữ vững hình ảnh này, dù là trong hay ngoài công ty. Khi phát hiện có lỗ hổng trong quy trình doanh nghiệp, Canon là lựa chọn tất yếu của chúng tôi do mối quan hệ lâu dài giữa chúng tôi được xây dựng trên sự tin cậy lẫn nhau. Chúng tôi vui mừng với giải pháp mà họ đề xuất và cảm ơn họ vì họ giúp quy trình áp dụng diễn ra suôn sẻ."
Ông Milan Khurana Giám đốc Điều hành Bộ phận Hành Chính Nhân sự tập đoàn Prestige
Tổng quan
Thách Thức
- Truy xuất tài liệu giấy theo cách thủ công và không hiệu quả
- Hồ sơ tài liệu bị mất hoặc lưu sai vị trí gây cản trở cho các quy trình của doanh nghiệp
- Không thể theo dõi được việc sử dụng tài liệu của nhân viên
- Thiếu sự theo dõi và kiểm soát tài liệu
Giải Pháp
- Giải pháp quản lý tài liệu Therefore™
- Máy scan imageFORMULA
Kết Quả
- Việc truy xuất tài liệu dễ dành và nhanh chóng
- Tài liệu không còn bị mất hoặc bị lưu sai vị trí
- Dễ dàng theo dõi việc sử dụng thông tin
- Kiểm soát chặt chẽ
Business Overview
Công ty TNHH Dự án Bất Động Sản Prestige, một công ty phát triển bất động sản tại Nam Ấn Độ, đã hoàn thành hơn 195 dự án trải rộng trên hơn 67 triệu foot vuông kể từ khi thành lập năm 1986. Hiện đang là một công ty được niêm yết tại thị trường chứng khoán, công ty hiện đang quản lý 65 dự án trên diện tích hơn 70 triệu foot vuông, và 36 thương vụ khác trong mạng lưới của mình. Hoạt động chuyên môn của Prestige đã để lại dấu ấn tại các thành phố lớn ở miền Nam Ấn Độ, gồm Chennai, Hyderabad, Kochi, Mysore, Mangalore, và Goa. Là đơn vị tiên phong trong ngành, Prestige đã giới thiệu một trong những thương hiệu khách sạn quốc tế uy tín nhất trên thế giới vào miền Nam Ấn Độ như tập đoàn Hilton, Marriot International, chuỗi khách sạn và resort của tập đoàn Starwood, và các thương hiệu khác.
The Challenge
LƯỢNG GIẤY TỜ NGÀY MỘT NHIỀU
Là một doanh nghiệp không ngừng vươn cao, khối lượng giấy tờ của họ cũng gia tăng. Khối lượng này bao gồm công tác hồ sơ liên quan đến các khoản vay bất động sản từ ngân hàng, hồ sơ liên quan đến việc sở hữu bất động sản cũng như nhiều hồ sơ khách hàng khác nhau từ hồ sơ đăng ký đến form mẫu đăng ký. Thời gian trung bình của một dự án là độ ba đến bốn năm với lượng tài liệu trung bình lên đến 250 trang. Các tài liệu này chứa thông tin quan trọng như ngày đăng ký, chi tiết liên quan đến khách hàng, đơn vị tính, chi phí, và thanh toán.
PHƯƠNG PHÁP CŨ TRONG BỐI CẢNH MỚI
Qua nhiều năm, Prestige thu thập một khối lượng khổng lồ các tài liệu giấy mà nhân sự của họ thường xuyên sử dụng, từ phòng Pháp lý, Kinh doanh và Marketing, đến phòng CRM của công ty. Quy trình truy xuất tài liệu được một đội ngũ Kiểm soát Tài liệu thực hiện thủ công. Các nhân sự công ty sẽ đưa ra yêu cầu của họ đối với tài liệu cần thiết, sau đó tổ Kiểm soát Tài liệu sẽ tìm trong các tủ hồ sơ và gửi lại cho họ bản giấy. Sau khi sử dụng xong, tài liệu được thu lại và xếp vào nơi lưu trữ. Họ duy trì một sổ theo dõi để ghi lại những lần sử dụng và lưu trữ mỗi hồ sơ.
NHU CẦU CẦN XỬ LÝ NHANH VÀ Ý THỨC SỬ DỤNG
Các lần giao tiếp với khách hàng thông thường qua email, độ chính xác của dữ liệu cũng như tốc độ truy xuất thông tin là cực kỳ quan trọng. Trong bối cảnh công nghệ phát triển như ngày nay, quy trình cũ không còn đủ để phục vụ nhu cầu của công ty nữa. Ngoài quy trình truy xuất chậm, công ty cũng nhận thấy họ có nguy cơ mất hoặc lạc hồ sơ quan trọng, và thiếu sự kiểm soát cũng như theo dõi hồ sơ.
The Solution
ĐẠT ĐƯỢC HIỆU QUẢ TRONG QUY TRÌNH CÔNG VIỆC
Khi đưa vào sử dụng giải pháp quản lý tài liệu Therefore™, quy trình truy xuất tài liệu của Prestige có một sự đổi mới lớn lao, giúp nhân sự của công ty tìm và sử dụng tài liệu nhanh và an toàn. Một nơi lưu hồ sơ dạng điện tử được tạo ra, bản gốc được lưu lại nhờ các máy scan tài liệu imageFORMULA của Canon. Sau đó, tài liệu được đánh số theo danh sách và sắp xếp với các tài liệu khác ở dạng file điện tử. Chức năng thiết kế quy trình công việc giúp đội Kiểm soát Tài liệu giám sát và kiểm soát được việc sử dụng thông tin trong công ty. Chức năng này cũng tạo sự linh động trong việc xác định các quy trình công việc và chính sách lưu trữ hồ sơ. Để đảm bảo sự minh bạch về thông tin, người dùng làm việc chặt chẽ với đội Kiểm soát Tài liệu để upload tài liệu mới lên hệ thống.
DỄ SỬ DỤNG
Therefore™ không bắt buộc phải cài đặt phần mềm tại mỗi vị trí làm việc của người dùng, nên giảm được sự phiền phức trong quy trình áp dụng. Giao diện thân thiện với người dùng đảm bảo rằng người dùng làm quen được ngay với hệ thống. Hồ sơ tài liệu có thể được tìm thấy chỉ bằng vài lần click ở chức năng Navigator. Để tăng hiệu quả, người dùng có thể chỉnh sửa, in và chia sẻ tài liệu trong Therefore™. Sự linh động trong tính năng bảo mật cũng cho phép tạo ra nhiều cấp độ truy cập và quyền khác nhau cho nhân viên công ty. Được hỗ trợ bằng nền tảng web, nhân viên có thể tìm và sử dụng tài liệu ở bất cứ đâu và bất cứ khi nào.
The Results
CÔNG THỨC THÀNH CÔNG
Dịch vụ khách hàng cải thiện đáng kể nhờ sự dễ dàng và tốc độ truy xuất thông tin. Vấn đề mất hồ sơ hoặc lưu hồ sơ sai vị trí giờ đã trở thành quá khứ. Ngoài ra, cấp quản lý có thể theo dõi việc sử dụng nhiều loại tài liệu của nhân viên, như ngày, giờ, thời lượng sử dụng. Họ có thể kiểm soát tài liệu chặt chẽ.
CHINH PHỤC THỬ THÁCH
Trong suốt thời gian áp dụng, thử thách lớn nhất là scan tất cả các bản giấy của tài liệu bằng Therefore™. Ngoài việc huấn luyện đầy đủ cho đội ngũ Kiểm soát Tài liệu phụ trách việc quản trị hệ thống của công ty, Canon cũng giúp họ tạo danh mục và các mục nhập dữ liệu. Sau đó người dùng được huấn luyện với nhiều loại tài liệu khác nhau, nên quá trình chuyển giao từ hệ thống cũ qua hệ thống mới diễn ra suôn sẻ.
