Với dấu ấn trong lĩnh vực báo in, truyền thông mới, truyền hình, đài phát thanh, truyền thông ngoài trời và bất động sản, Singapore Press Holdings (SPH) luôn là một trong những tổ chức truyền thông hàng đầu châu Á. Ngày nay, tổ chức này thuê khoảng 4.000 nhân viên với 1.000 trong số họ là nhà báo và phóng viên từ khắp nơi trên thế giới.

Với một tổ chức quy mô này - chưa kể đến thực tế là một số bộ phận nhất định làm việc suốt ngày đêm - quản lý tài liệu hiệu quả là một trong những ưu tiên hàng đầu của SPH. Đây là một phần lý do tại sao gần đây tổ chức đã đại tu hàng loạt thiết bị đa chức năng (MFD) giúp cho việc vận hành diễn ra trơn tru hàng ngày.

Tuy nhiên, theo Maxine Tan, Phó Chủ tịch Bộ phận Hành chính tại bộ phận Mua sắm, Du lịch và Dịch vụ Văn phòng của SPH thì không phải lúc nào cũng được trơn tru như vậy.

Gặp nhiều rắc rối

Maxine giám sát việc mua sắm kiêm điều phối việc đi lại cho nhân viên tại SPH, cùng với các dịch vụ văn phòng thiết yếu, chẳng hạn như phòng gửi thư, vận chuyển và các sự kiện, đó là lý do tại sao cô ấy có nhiều kinh nghiệm đầu tiên về quản lý tài liệu không hiệu quả, ít nhất là trước khi các thiết bị đa chức năng MFD được cập nhật.

Ví dụ, tỷ lệ số nhân viên trên mỗi máy in không được tối ưu hóa nghĩa là có quá nhiều máy cho quá ít người dùng. Maxine đã chỉ ra rằng lãng phí cũng là một vấn đề lớn. Cô nhớ lại: “Rất khó để in hai mặt trong toàn tổ chức và các công việc in ấn thường không bị bỏ quên quanh văn phòng. Bên cạnh việc lãng phí giấy tờ, Maxine cũng coi đây là những lỗ hổng bảo mật có thể xảy ra. "Việc thiếu khả năng xác thực trong các thiết bị cũng có nghĩa là bất kỳ ai cũng có thể in và xem các tài liệu bí mật nếu không được thu thập", cô nói.

Tuy nhiên, có lẽ đau đầu nhất là SPH từng sở hữu máy in từ một số nhà cung cấp khác nhau. Bỏ qua việc phải liên lạc với nhiều công ty và kỹ thuật viên bảo trì, sự phức tạp cũng là một vấn đề phổ biến đối với Maxine, "Chúng tôi phải đối mặt với thách thức duy trì các hàng đợi in khác nhau cho các hệ điều hành khác nhau, chưa kể đến các trình điều khiển máy in khác nhau cho các kiểu máy khác nhau."

Một giải pháp hợp nhất

Tuy nhiên, việc chuyển đổi toàn bộ nhóm máy in sang các sản phẩm của Canon đã thay đổi tất cả.

Ví dụ, thay vì quản lý các công việc in và quét trên nhiều thiết bị, các máy in đa chức năng của Canon đi kèm với uniFLOW, một phần mềm quản lý độc quyền giúp theo dõi và quản lý các công việc in và quét trên toàn bộ nhóm. Điều này giúp dành ít thời gian hơn để tìm cách in tài liệu và nhiều thời gian hơn cho các tác vụ thực sự quan trọng. Có thể theo dõi việc sử dụng cũng có nghĩa là có thể giảm thiểu làm thêm giờ, tác động tích cực đến lợi nhuận về lâu dài. 

Về bảo mật, máy in Canon cũng thực thi trách nhiệm giải trình và bảo mật tài liệu ở mọi bước thực hiện. Các tính năng xác thực của uniFLOW chỉ cho phép những cá nhân được ủy quyền mới có thể in, quét và truy xuất tài liệu bí mật từ thiết bị. Việc này giúp đóng lại một lỗ hổng bảo mật quan trọng thường bị các tổ chức ở nơi khác bỏ qua.

Điều gây ấn tượng như dòng sản phẩm Canon chính là đội ngũ nhân viên phục vụ tuyến đầu đã thực sự tạo nên sự khác biệt cho thương hiệu so với tất cả các sản phẩm còn lại.

Một loạt thiết thị đa chức năng cùng nhà cung cấp nghĩa là SPH giờ đây chỉ phải liên hệ với một nhà cung cấp để giải quyết mọi trục trặc khi vận hành. Ngoài ra, Canon Singapore cũng bố trí hai kỹ sư thường trực tại Trung tâm Tin tức SPH. Khi vấn đề xảy ra, các kỹ sư của Canon Singapore sẽ có mặt trong vòng 15 phút - một dịch vụ đặc biệt có giá trị vì Trung tâm Tin tức hoạt động không ngừng nghỉ.

Tuy nhiên, chỉ đơn giản mua các thiết bị mới cho văn phòng là chưa đủ.

Để chuẩn bị cho quá trình chuyển đổi sang các tổ chức TCVM, cam kết mạnh mẽ từ Ban quản lý SPH để thực hiện sáng kiến này là then chốt, vì nhóm dự án bắt tay vào chương trình Quản lý thay đổi trên toàn công ty. Đầu tiên, họ làm các đồng nghiệp phấn khích bằng các quảng cáo vui về sự thay đổi sắp xảy ra, hướng dẫn họ về các lợi ích chính của máy đa chức năng và thu hút các điều phối viên bộ phận trong toàn công ty để tất cả cùng tham gia vào ý tưởng. Đó là lý do tại sao các kỹ sư onsite của Canon Singapore cũng quan tâm đến việc tổ chức các buổi đào tạo cho nhân viên SPH, đảm bảo rằng mọi người đều có thể khai thác khả năng của thiết bị. Các khóa đào tạo riêng biệt cũng được thực hiện cho các nhà báo vì họ thường ở ngoài thực địa để mọi người đều có thể thu được lợi ích của máy đa chức năng.

Mặc dù việc tái cấu trúc đội ngũ in ấn của công ty là một trở ngại, nhưng Maxine tin đó là quyết định đúng đắn, "các thành viên trong nhóm dự án của Canon đã thể hiện cam kết mạnh mẽ và tính chuyên nghiệp khi làm việc trong quan hệ đối tác, cũng như đảm bảo sự thay đổi liền mạch ngay từ đầu" cô giải thích.